Dokumentum tárolók

A nyomtatott dokumentumok megőrzése nem csupán adminisztratív feladat, hanem a jogi biztonság és a folyamatos működés alapfeltétele is egyúttal.
A megőrzés legfőbb okai a következők:
Jogi kötelezettség: A törvények számos irat-típus esetében kötelező megőrzési időt írnak elő.
Pl. a számviteli bizonylatokat (számlák, leltárak, jelentések) általában 8 évig meg kell őrizni
a munkaügyi iratok esetében bizonyos dokumentumokat akár 10 évig is tárolni kell
Bizonyíthatóság és jogvédelem: Vitás esetekben, hatósági ellenőrzésekkor vagy peres eljárások során a megőrzött iratok szolgálnak hiteles bizonyítékként a cég vagy magánszemély igazának alátámasztására.
Információbiztonság és folytonosság: Az archiválás lehetővé teszi a korábbi adatok visszakeresését, a vállalati tudásbázis megőrzését és a bizalmas adatok védelmét.
Adózási megfelelés: A hatóságok bármikor kérhetik az adóbevallásokat alátámasztó bizonylatokat az elévülési időn belül.